Opleiding AI Kantoor Leen De Wilde : Deel 2

Opleiding AI :deel 2
Kantoor Leen De Wilde
Cederic Van Herreweghe - IT man
Deel 2
Betere prompts bouwen
Geavanceerde Data-Analyse
Een kantoor Agent
Geavanceerde prompt gebruiken
Een vage vraag als
"Leg de nieuwe btw-regels uit"
geeft een vaag antwoord.
De oplossing: Het CO-STAR Model
6 bouwstenen voor een perfecte prompt
C – Context
Geef de achtergrond. Wie ben je? Wat is de situatie?
O – Objective
Wat moet de AI doen? Wees zo concreet mogelijk.
S – Style
Welke schrijfstijl? (formeel, technisch, eenvoudig...)
T – Tone
Welk gevoel? (geruststellend, dringend, informatief...)
A – Audience
Voor wie is de output? (klant, collega, overheid...)
R – Response
Welke vorm? (e-mail, tabel, bullet-lijst, rapport...)
Geavanceerde prompt gebruiken
De oplossing: Het CO-STAR model - voorbeeld 1
Schrijf een e-mail naar een klant over de verhoogde investeringsaftrek voor digitale activa in 2026.
Geavanceerde prompt gebruiken
De oplossing: Het CO-STAR model - voorbeeld 1
C – Context (Context): Je bent een senior belastingconsulent.
O – Objective (Doel): Schrijf een e-mail naar een klant (KMO in de bouwsector) over de verhoogde investeringsaftrek voor digitale activa in 2026.
S – Style (Stijl): De stijl is helder, zakelijk en formeel.
T – Tone (Toon): Gebruik een geruststellende toon.
A – Audience (Doelgroep): De doelgroep is een ondernemer in de bouwsector. We hebben het over de Belgische wetgeving.
R – Response (Respons/Format): Som de 3 belangrijkste voorwaarden op in bullets en eindig met een uitnodiging voor een afspraak.
Geavanceerde prompt gebruiken
Voorbeeld 2 - De dringende mail ivm ontbrekende stukken
Ivm kwartaalaangifte BTW "De Gouden Lepel":
Schrijf een finale herinnering waarin we om de stukken vragen.
Geavanceerde prompt gebruiken
Voorbeeld 2 - De dringende mail ivm ontbrekende stukken
Context: De kwartaalaangifte BTW komt eraan. Klant 'De Gouden Lepel' (horeca) heeft nog steeds geen verkoopfacturen ingediend, ondanks eerdere herinneringen.
Objective: Schrijf een finale herinnering waarin we om de stukken vragen.
Style: Ervaren dossierbeheerder van een professioneel accountantskantoor.
Tone: Dringend, maar beleefd en behulpzaam. Geen beschuldigende vinger.
Audience: Een drukke ondernemer die weinig tijd heeft voor administratie.
Response: Een korte e-mail met een duidelijke onderwerpregel en een bullet-list van wat er mist.
Geavanceerde prompt gebruiken
Voorbeeld 3 - Fiscale vertaling - wetteksten naar advies
Fiscale aftrekbaarheid:
Vat de belangrijkste wijzigingen samen en bereken het voordeel t.o.v. een hybride wagen.
Geavanceerde prompt gebruiken
Voorbeeld 3 - Fiscale vertaling - wetteksten naar advies
Context: Er zijn nieuwe regels voor de fiscale aftrekbaarheid van elektrische bedrijfswagens in 2026.
Objective: Vat de belangrijkste wijzigingen samen en bereken het voordeel t.o.v. een hybride wagen.
Style: Fiscale expert die complexe wetgeving kan versimpelen.
Tone: Informatief, objectief en adviserend.
Audience: Een klant (KMO onderneming) die overweegt een nieuwe auto te kopen maar de wetgeving te ingewikkeld vindt. We hebben te maken met de Belgische wetgeving.
Response: Een beknopte tekst met een vergelijkingstabel (Elektrisch vs. Hybride).
Geavanceerde prompt gebruiken
Voorbeeld 4 - Uitleg klanten - antiwitwas wetgeving & privacy
 Maak een 'FAQ' document voor onze klanten waarin we uitleggen waarom deze controles wettelijk verplicht zijn en hoe dit ook hun eigen veiligheid beschermt.
Geavanceerde prompt gebruiken
Voorbeeld 4 - Uitleg klanten - antiwitwas wetgeving & privacy
Context: Als boekhoudkantoor moeten we voldoen aan strikte AML-wetgeving. Klanten ervaren onze vragen over hun identiteit en vermogen vaak als bemoeizuchtig of overdreven bureaucratisch.
Objective: Maak een 'FAQ' document voor onze klanten waarin we uitleggen waarom deze controles wettelijk verplicht zijn en hoe dit ook hun eigen veiligheid beschermt.
Style: Compliance Officer met een menselijk gezicht.
Tone: Transparant, geruststellend en informatief.
Audience: Nieuwe en bestaande klanten van het kantoor.
Response: Een overzichtelijke FAQ met 5 vragen en antwoorden, vrij van te veel juridisch jargon.
Geavanceerde prompt gebruiken
Oefening : De espressomachine van bakkerij "De gouden croissant"
Een klant (een kleine bakkerij) heeft een duur professioneel espresso-apparaat van € 2.500 gekocht voor in de winkel.
De bakker vraagt per e-mail: "Is dit 100% aftrekbaar? En hoe zit het met de btw?"
Het Probleem: Vage vraag = Vaag antwoord
Waarom een simpele vraag tekortschiet
❌ De simpele vraag
"Is een koffiemachine aftrekbaar voor mijn bakkerij?"
Wat AI teruggeeft:
Algemeen antwoord zonder context
Geen rekening met jouw sector of locatie
Geen concreet percentage
Geen BTW-advies
✅ Wat je écht nodig hebt
Een antwoord op maat van jouw situatie
Concreet percentage aftrekbaarheid
Duidelijkheid over BTW-recuperatie
Advies gebaseerd op Belgische wetgeving
De kwaliteit van je output = de kwaliteit van je input
De 'Gouden' Prompt: Koffiemachine voor de bakker
CO-STAR toegepast op de praktijkvraag
C – Context
Ik ben zaakvoerder van bakkerij 'De Gouden Croissant'. Ik heb een professioneel espresso-apparaat (€ 2.500) gekocht dat klanten in de winkel kunnen gebruiken.
O – Objective
Geef mij een concreet fiscaal advies: is dit apparaat 100% aftrekbaar als beroepskost? En kan ik de BTW recupereren?
S – Style
Schrijf als een ervaren Belgisch belastingconsulent die complexe regels helder uitlegt.
T – Tone
Informatief en geruststellend. Geen juridisch jargon.
A – Audience
Een kleine zelfstandige bakker zonder boekhoudkundige achtergrond. Belgische wetgeving.
R – Response
Geef het antwoord in 3 bullets: (1) aftrekbaarheid %, (2) BTW-recuperatie, (3) wat ik moet bijhouden als bewijs.
Oplossing prompt:
Koffiemachine voor de bakker
CO-STAR toegepast op de praktijkvraag
Gebruik de volgende context: Een klant met een bakkerij heeft een espresso-machine van € 2500 gekocht voor de winkel.
Het objectief (Objective) is om een e-mail te sturen waarin ik de fiscale aftrekbaarheid en de btw-regels uitleg.
Gebruik de stijl (Style) van een ervaren accountant.
Gebruik een adviserende toon (Tone) gericht op de bakker (audience).
Geef als resultaat (Response) een beknopte e-mail met een duidelijke conclusie over wat wel en niet kan.
Copilot in Excel
AI als slimme data-assistent
Wat is Copilot in Excel?
Ingebouwde AI-assistent in Microsoft Excel
Stel vragen in gewone taal over jouw data
Geen formulekennis vereist
Werkt op jouw eigen bestanden (Microsoft 365)
Vragen stellen
Analyseer grote datasets zonder formules
Gegevens opschonen
Detecteer fouten, duplicaten en inconsistenties
Formules bouwen
Laat Copilot complexe formules voor jou schrijven
Copilot spreekt jouw taal — jij stelt de vraag, Excel doet het werk.
Copilot in Excel – Voorbeeld 1
Vragen stellen over een grote dataset
De situatie
De situatie
Excel-bestand met honderden aankoopfacturen
Kolommen: Leverancier, Bedrag, Status, Datum
Doel: snel inzicht zonder handmatig filteren
💬 Hoeveel rijen zijn er 'pending'?
→ Copilot telt alle rijen met status 'Pending' en geeft het exacte aantal terug.
💬 Wat is het hoogste bedrag?
→ Copilot toont de hoogste factuurwaarde én de bijhorende leverancier.
💬 Zijn er dubbele leveranciers?
→ Copilot detecteert duplicaten en toont welke leveranciers meerdere keren voorkomen.
Geen AANTAL.ALS of MAX-formule nodig — gewoon vragen in gewone taal.
Copilot in Excel – Voorbeeld 2: Gegevens opschonen
4 krachtige prompts om een boekhoudkundige dataset op te schonen
🔍 Dubbele boekingen
Identificeer alle mogelijke dubbele boekingen. Kijk niet alleen naar het exacte factuurnummer, maar ook naar rijen waar de Leverancier, de Datum en het Bedrag nagenoeg gelijk zijn. Markeer deze rijen in het geel.
🧮 BTW Controle
Voeg een controlekolom toe genaamd 'BTW Check'. Bereken of het BTW Bedrag exact overeenkomt met het BTW Tarief over het Bedrag Excl. Markeer elke afwijking in het rood en leg uit wat er mis is.
⚠️ Ongebruikelijke uitgaven
Analyseer de omschrijvingen en bedragen. Markeer outliers en mogelijke privé-uitgaven (entertainment/streaming). Maak een aparte lijst onderaan als 'Te bespreken met klant'.
📅 Datums & Leveranciersnamen
Zet alle datums om naar DD/MM/YYYY. Signaleer onmogelijke datums. Standaardiseer leveranciersnamen (bijv. overal 'Telenet BV' i.p.v. 'Telenet').
Copilot in Excel – Voorbeeld 2a
🔍 Dubbele boekingen opsporen
De uitdaging
De uitdaging
Facturen kunnen dubbel ingeboekt zijn
Niet altijd hetzelfde factuurnummer
Zelfde leverancier + datum + bedrag = verdacht
Handmatig controleren kost uren
De prompt
Identificeer alle mogelijke dubbele boekingen. Kijk niet alleen naar het exacte factuurnummer, maar ook naar rijen waar de Leverancier, de Datum en het Bedrag nagenoeg gelijk zijn. Markeer deze rijen in het geel.
✅ Wat Copilot doet:
Vergelijkt meerdere kolommen tegelijk
Markeert verdachte rijen in geel
Toont een overzicht van mogelijke duplicaten
Copilot in Excel – Voorbeeld 2b
🧮 BTW Controle
De uitdaging
De uitdaging
BTW-bedrag moet exact kloppen met het tarief
Fouten sluipen erin bij manuele invoer
Afwijkingen zijn fiscaal risico
Kolom-per-kolom controleren is tijdrovend
De prompt
Voeg een controlekolom toe genaamd 'BTW Check'. Bereken voor elke rij of het BTW Bedrag exact overeenkomt met het BTW Tarief over het Bedrag Excl. Markeer elke afwijking in het rood en leg uit wat er mis is.
✅ Wat Copilot doet:
Voegt automatisch de kolom 'BTW Check' toe
Berekent het verwachte BTW-bedrag per rij
Markeert afwijkingen in rood met uitleg
Copilot in Excel – Voorbeeld 2c
⚠️ Ongebruikelijke uitgaven detecteren
De uitdaging
De uitdaging
Privé-uitgaven gemengd met beroepskosten
Outliers vallen niet op in grote datasets
Entertainment & streaming = fiscaal risico
Accountant moet dit bespreken met klant
De prompt
Analyseer de omschrijvingen en de bedragen. Markeer uitgaven die ongebruikelijk hoog zijn voor hun categorie (outliers) of die eruitzien als privé-uitgaven (entertainment/streaming). Maak hiervan een aparte lijst onderaan als 'Te bespreken met klant'.
✅ Wat Copilot doet:
Detecteert outliers per categorie
Herkent privé-gerelateerde omschrijvingen
Genereert automatisch de lijst 'Te bespreken met klant'
Copilot in Excel – Voorbeeld 2d
📅 Datums & Leveranciersnamen standaardiseren
De uitdaging
De uitdaging
Datums in verschillende formaten (DD/MM, MM-DD-YYYY...)
Onmogelijke datums (32 maart, jaar 2099)
Leveranciersnamen inconsistent gespeld
'Telenet', 'TELENET', 'Telenet BV' = zelfde leverancier?
De prompt
Zorg dat alle datums in de kolom 'Datum' hetzelfde formaat krijgen (DD/MM/YYYY). Signaleer datums die onmogelijk zijn (zoals 32 maart of datums in de verre toekomst) en verander de namen van leveranciers zodat ze overal hetzelfde gespeld zijn (bijv. overal 'Telenet BV' i.p.v. 'Telenet').
✅ Wat Copilot doet:
Converteert alle datums naar DD/MM/YYYY
Markeert onmogelijke of verdachte datums
Uniformiseert leveranciersnamen in de volledige kolom
Copilot in Excel – Voorbeeld 3
Formules bouwen
De situatie
De situatie
Je wil een complexe berekening maken
Combinatie van ALS, VERT.ZOEKEN en SOMMEN.ALS
Formulekennis ontbreekt of kost te veel tijd
Totale omzet berekenen
💬 Bereken in een nieuwe kolom de totale omzet per klant, maar tel alleen de bedragen mee waar de status 'Betaald' is.
→ Copilot schrijft automatisch de juiste SOMMEN.ALS-formule.
BTW Percentage VERT.ZOEKEN
💬 Voeg een kolom 'BTW-percentage' toe. Zoek het juiste percentage op in de tabel op Blad2 op basis van de kolom 'Producttype'.
→ Copilot genereert een VERT.ZOEKEN of XLOOKUP-formule op maat.
Geneste ALS - formule
💬 Voeg een kolom 'Actie' toe. Als de status 'Openstaand' is en de factuurdatum is meer dan 30 dagen geleden ten opzichte van vandaag, zet dan de tekst 'Actie vereist', anders laat je het veld leeg.
→ Copilot bouwt een geneste ALS-formule met datumberekening.
Copilot legt ook uit wat de formule doet — ideaal om bij te leren.
Copilot in Excel – Voorbeeld 3a
🧮 Totale omzet berekenen per klant
De uitdaging
De uitdaging
Omzet per klant berekenen uit honderden rijen
Alleen 'Betaalde' facturen mogen meetellen
SOMMEN.ALS met meerdere criteria is complex
Foutgevoelig bij manuele formules
De prompt
Bereken in een nieuwe kolom de totale omzet per klant, maar tel alleen de bedragen mee waar de status 'Betaald' is.
✅ Wat Copilot doet:
Schrijft automatisch de juiste SOMMEN.ALS-formule
Past de formule toe op de volledige kolom
Legt uit hoe de formule werkt
Copilot in Excel – Voorbeeld 3b
🔎 BTW-percentage opzoeken via VERT.ZOEKEN
De uitdaging
De uitdaging
BTW-tarief verschilt per producttype
Tarieven staan in een aparte tabel op Blad2
VERT.ZOEKEN of XLOOKUP is niet iedereen bekend
Verkeerde kolomindex = fout resultaat
De prompt
Voeg een kolom 'BTW-percentage' toe. Zoek het juiste percentage op in de tabel op Blad2 op basis van de kolom 'Producttype'.
✅ Wat Copilot doet:
Genereert een VERT.ZOEKEN of XLOOKUP-formule op maat
Koppelt automatisch de juiste kolommen tussen de bladen
Legt het verschil uit tussen VERT.ZOEKEN en XLOOKUP
Copilot in Excel – Voorbeeld 3c
⏰ Geneste ALS-formule: 'Actie vereist'
De uitdaging
De uitdaging
Openstaande facturen ouder dan 30 dagen opsporen
Combinatie van datumberekening + statuscheck
Geneste ALS-formule is complex om manueel te schrijven
Fout in logica = verkeerde opvolging
De prompt
Voeg een kolom 'Actie' toe. Als de status 'Openstaand' is en de factuurdatum is meer dan 30 dagen geleden ten opzichte van vandaag, zet dan de tekst 'Actie vereist', anders laat je het veld leeg.
✅ Wat Copilot doet:
Bouwt een geneste ALS-formule met VANDAAG() en datumberekening
Combineert twee criteria in één formule
Legt de logica stap voor stap uit
⚠️ Aandachtspunten bij Copilot in Excel
De 'kleine lettertjes' voor een succesvolle demo
1. Formatteer als 'Tabel'
Copilot werkt niet met losse cellen. Selecteer je data en druk Ctrl + T. Pas dan wordt het Copilot-icoontje actief.
2. OneDrive of SharePoint is verplicht
Copilot werkt alleen in de cloud. Een bestand op de lokale C-schijf werkt niet met AI-ondersteuning.
3. Controleer de formules
Klik op gegenereerde cellen om de formule te controleren. Copilot begrijpt soms een kolomnaam verkeerd.
4. Taalgevoeligheid
De engine is krachtiger in het Engels. Als een complexe opdracht in het Nederlands niet lukt, probeer het dan in het Engels.
5. Beperkingen bij grote datasets
Bij tienduizenden rijen kan Copilot traag worden. Werk in dat geval met gefilterde subsets of per kwartaal.
6. De 'Human in the loop'
AI kan fouten maken die er logisch uitzien. Motto: 'AI stelt voor, de Accountant beslist.' Gebruik output als concept, niet als definitieve waarheid.. Zorg bovendien voor een backup van je bestand
Blok 3: Je eigen AI-assistent
De 'Kantoor-Agent'
Van algemene AI naar jouw specialist
Copilot (Algemeen)
Weet alles over alles — maar niets over jouw kantoor.
+
Jouw interne kennis, regels en sjablonen
Kantoor-Agent (Specifiek)
Een assistent die precies weet hoe jullie werken.
De context zit al 'ingebakken' — jij hoeft hem niet telkens opnieuw te typen.
Van algemene AI naar gespecialiseerde assistent
Wat is een Kantoor-Agent?
Wat is een Copilot Agent?
Wat is een Copilot Agent?
Een aangepaste versie van Copilot met een specifiek doel
Geen algemene chatbot, maar een gerichte specialist
Gebouwd op Microsoft 365 — veilig binnen jullie omgeving
De digitale senior
Hij heeft toegang tot jullie interne handleidingen, sjablonen en kantoorregels — net als een ervaren collega.
Consistentie
Elke medewerker krijgt hetzelfde antwoord op basis van dezelfde bronnen. Geen tegenstrijdige adviezen meer.
Geen lange prompts meer
De context zit al ingebakken. Je hoeft niet telkens opnieuw te typen wie je bent en wat de regels zijn.
De drie pilaren van een Kantoor-agent
Hoe 'denkt' je assistent?
1. Instructions (Instructies)
Wie is de AI? Wat is zijn rol?
Je bent de interne compliance officer van Kantoor X
Bepaal de tone-of-voice
Stel grenzen: wat mag hij absoluut niet doen?
2. Knowledge (Kennis)
De bibliotheek van je assistent
Upload PDF's, Word-documenten of Excel-lijsten
Bijv. de meest recente btw-wetgeving
Bijv. de interne onkostengids of kantoorprocedures
3. Capabilities (Vaardigheden)
Wat kan hij extra?
Kan hij het internet raadplegen voor actuele info?
Kan hij afbeeldingen genereren (bijv. voor presentaties)?
Kan hij code uitvoeren of bestanden analyseren?
Use cases voor de boekhoudpraktijk
Concrete assistenten om morgen te bouwen
De fiscale vraagbaak
Input (knowledge): Circulaires en interne memo's over de laatste fiscale wijzigingen
Voorbeeldvraag: "Mag een klant de kosten voor een elektrische bakfiets volledig aftrekken?"
De onboarding-assistent
Input (knowledge): Handleidingen van Exact Online, Silverfin en kantoorprocedures
Voorbeeldvraag: "Hoe maak ik een nieuw dossier aan voor een eenmanszaak?"
De 'tone-of-voice' editor
Input (knowledge): Voorbeelden van perfect geschreven adviesbrieven van de partners
Voorbeeldvraag: "Zet dit ruwe feitenlijstje om in een formele maar toegankelijke brief naar de klant."
Stap voor stap: je eerste "Agent" bouwen
De interface van dichtbij
① Ga naar Copilot
Open Copilot en klik op 'Agent' in het linkermenu.
② Tabblad 'Bespreken'
Praat met de builder om naam en doel te bepalen.
③ Tabblad 'Configureren'
Vul de naam, beschrijving en instructies in. Upload je kennisdocumenten via 'Kennis'.
④ Testen via 'Agent preview'
Stel een testvraag rechts in het preview-venster.
⑤ Publiceren
Sla op en deel binnen je organisatie-tenant.
Agent 1: De fiscale update assistent
Focus: Investeringsaftrek
Naam
Assistent investeringsaftrek
Beschrijving
Medewerkers helpen om razendsnel op te zoeken of een klant recht heeft op specifieke aftrekposten — zonder de volledige wettekst te spellen.
⚙️ Instructions
Je bent de Fiscale Expert van Kantoor Leen De Wilde. Jouw doel is om medewerkers te adviseren over de investeringsaftrek op basis van de geüploade documenten. Antwoord altijd feitelijk en verwijs naar de specifieke sectie in het brondocument. Als een vraag niet beantwoord kan worden op basis van de geüploade kennis, geef dit dan aan en suggereer om de officiële fiscale databank te raadplegen. Gebruik een professionele, adviserende toon.
📁 Knowledge
Gids Fiscale Investeringsaftrek 2026.docx
Agent 2: De 'klant-vriendelijke' reviewer
Focus: Communicatie op maat
Naam
Communicatie assistent
Beschrijving
Technische boekhoudkundige taal omzetten in begrijpelijke e-mails voor de klant, in de specifieke huisstijl van het kantoor.
⚙️ Instructions
Je bent de Communicatie Assistent van Kantoor Leen De Wilde. Je krijgt ruwe aantekeningen van een accountant en zet deze om in een professionele, heldere e-mail voor de klant. Gebruik de 'U-vorm' tenzij anders aangegeven. Onze huisstijl is: deskundig, empathisch en to-the-point. Eindig altijd met een vriendelijke groet namens het hele team.
📁 Knowledge
Voorbeelden van goedgekeurde klantcommunicatie.docx
Huisstijlgids Kantoor Leen De Wilde.pdf
Oefening Agent 3 – Ontwerp je assistent
Opdracht 
De opdracht
Kies een terugkerende taak op kantoor die veel tijd kost.
Welke documenten (knowledge) zou deze Agent nodig hebben?
Schrijf de eerste zin van de instructies (rol + doel).
Voorbeeld ter inspiratie
Je bent de 'Klant-onboarding expert'. Je helpt dossierbeheerders om alle benodigde documenten van een nieuwe klant op te vragen volgens onze interne checklist [Bestand_X].
📁 Knowledge: interne checklist
🎯 Doel: documenten opvragen
👤 Doelgroep: dossierbeheerder
Klaar? Presenteer jullie idee in 1 minuut aan de groep.
Blok 4: Copilot Studio voor boekhouders
Van slimme assistent naar echte automatisering
Als een Kantoor-Agent een slimme lees-assistent is, dan is Copilot Studio de ingenieur.
Kantoor-Agent
Leest documenten, beantwoordt vragen op basis van geüploade kennis.
→
Meer complexiteit nodig?
Copilot Studio
Bouwt logica, koppelt aan live data en voert acties uit.
Copilot Studio gaat verder dan antwoorden geven — het doet dingen.
Kantoor-Agent vs. Copilot Studio
De verschillen op een rij
Voor de meeste kantoren is een Kantoor-Agent de ideale eerste stap. Copilot Studio is de volgende.
Wat kan Copilot Studio concreet doen?
Praktijkvoorbeelden voor de boekhoudpraktijk
Automatisch documenten versturen
Een klant uploadt zijn facturen via een formulier → Copilot Studio verwerkt ze automatisch en stuurt een bevestigingsmail.
Live data raadplegen
Koppeling met Exact Online of Silverfin: stel een vraag over het dossier van een klant en krijg een antwoord op basis van live boekhouddata.
Workflows automatiseren
Onboarding van een nieuwe klant: Copilot Studio doorloopt automatisch de checklist, vraagt ontbrekende documenten op en maakt het dossier aan.
Slimme meldingen
Automatische signalering wanneer een klant een deadline nadert (bijv. BTW-aangifte) of wanneer een factuur al 30 dagen openstaat.
Van reactief naar proactief — Copilot Studio werkt ook als jij er niet bent.
Zijn Studio Agents beschikbaar in de gewone Copilot?
Ja — en dat is het grote voordeel.
De vraag
Je bouwt een krachtige agent in Copilot Studio. Maar waar verschijnt hij dan? Moeten collega's een aparte tool openen?
Bouwen in Copilot Studio
Je bouwt het 'brein' en de logica in de Studio-omgeving. Hier stel je de instructies, koppelingen en workflows in.
Eén klik op 'Publiceren'
Zodra je publiceert, verschijnt de agent automatisch in de zijbalk van Microsoft 365 Copilot.
Zichtbaar voor je collega's
In Word, Teams of de browser — je collega's merken geen verschil in interface, alleen in de kracht van de antwoorden.
Bouwen doe je achter de schermen. Gebruiken doe je gewoon in Copilot.
Samenvatting: Agent vs. Copilot Studio
De Kantoor-Agent
Je geeft de AI een boek en vraagt wat erin staat.
Kennisbron: geüploade documenten
Interactie: vragen en antwoorden
Moeilijkheid: ⭐ zeer makkelijk
Copilot Studio
Je geeft de AI een gereedschapskist en zegt: 'Lees dit jaarverslag, bereken de ratio's, vergelijk ze met vorig jaar en maak er een mooi overzicht van voor mijn klant.'
Kennisbron: live data + documenten
Interactie: acties uitvoeren
Moeilijkheid: ⭐⭐⭐ gemiddeld
Beide tools, één doel: meer tijd voor wat écht telt — jouw klant.
Praktijkcase: De NBB financieel analist
Een Copilot Studio Agent stap voor stap gebouwd
Het doel
Een agent die NBB-jaarrekeningen analyseert, balansposten extraheert, financiële ratio's berekent en vergelijkt met sectorgemiddelden.
De persona
Je bent een Senior Financieel Analist gespecialiseerd in Belgische vennootschapswetgeving en NBB-jaarrekeningen.
De 6 stappen
Aanmaken → Instructions → Knowledge → Topics → Variabelen → Visualisatie
Volg de stappen en bouw je eigen financiële analist in 30 minuten.
Stap 1: De agent aanmaken
copilotstudio.microsoft.com
① Ga naar de website
Surf naar copilotstudio.microsoft.com en log in met je Microsoft 365-account.
② Nieuwe agent
Klik op + New agent om te starten.
③ Naam & omschrijving
NBB Financieel Analist
Deze agent analyseert NBB-jaarrekeningen die door de gebruiker worden geüpload. Hij extraheert balansposten voor het huidige en voorgaande jaar, berekent financiële ratio's en genereert trendanalyses.
④ Aanmaken
Klik op Create. Je agent is aangemaakt en klaar voor configuratie.
Stap 2: De systeem-prompt (Instructions)
De identiteit en werkwijze van je agent vastleggen
Waar?
Tabblad Instructions in de agent-configuratie.
De persona
Je bent een Senior Financieel Analist gespecialiseerd in Belgische vennootschapswetgeving en NBB-jaarrekeningen. Je taak is om door de gebruiker geüploade PDF-documenten te scannen op specifieke balans- en resultatenrekeningposten.
Werkwijze (instructies)
Als de gebruiker nog geen bestand heeft geüpload, vraag dan vriendelijk om hun NBB-jaarrekening (PDF).
Zodra een bestand is geüpload, zoek naar cijfers van boekjaar N en N-1.
Gebruik uitsluitend de officiële postcodes (bijv. 10/15, 20/28, 29/58, 70, 9901).
Bereken: Solvabiliteit, Liquiditeit (Current Ratio) en Rentabiliteit.
Vergelijk via webzoeken met actuele sectorgemiddelden.
Als data ontbreekt, meld dit dan expliciet.
Stap 3 & 4: Kennis en logica
Knowledge & Topics configureren
③ Knowledge
Ga naar het tabblad Knowledge
Vaste kennis: klik op + Add knowledge > Upload documents voor algemene sectorinformatie
Bezoekersuploads: schakel 'Allow users to upload files' in
Geüploade documenten worden automatisch toegevoegd aan de 'Conversation Context'
④ Topics & logica
Ga naar Topics > + Add a topic > From blank
Trigger: voeg termen toe zoals "Analyseer mijn jaarverslag", "Bekijk deze cijfers", "Ratio berekening"
Voeg een "Create generative answers" blok toe
Instellingen:
→ Kennisbronnen: alleen geselecteerde bronnen
→ Webzoekopdracht: aan
→ Inhoudsmoderatie: hoog
Sla de LLM-respons op in variabele: VarAnalyseTekst
Stap 5: Variabelen en berekeningen
Extra precisie via formules
Variabelen vastleggen
Gebruik 'Set a variable value' om de extracties vast te leggen.
VarSolvabiliteit_N
VarSolvabiliteit_N1
Formule voor trendberekening
(Topic.VarSolvabiliteit_N - Topic.VarSolvabiliteit_N1) / Topic.VarSolvabiliteit_N1
→ Geeft de procentuele evolutie ten opzichte van vorig jaar.
Waarom variabelen?
De volledige analyse wordt opgeslagen als tekst
Je hebt de variabele later nodig om de output in een Word-document te laten landen
Maakt hergebruik van data mogelijk binnen dezelfde flow
Stap 6: Visualisatie via adaptive cards
Een visueel dashboard met rode en groene indicatoren
Hoe werkt het?
Voeg een 'Send a message' blok toe aan je topic
Kies het type 'Adaptive Card'
Gebruik je variabelen (VarSolvabiliteit_N, VarAnalyseTekst...) om de kaart dynamisch te vullen
Stel voorwaardelijke opmaak in: groen bij positieve trend, rood bij negatieve trend
Wat ziet de gebruiker?
📊 Financiële analyse — Boekjaar 2025
Solvabiliteit: 42% 🟢 +3% vs vorig jaar
Liquiditeit: 1,8 🟡 Sectorgemiddelde: 2,1
Rentabiliteit: 7,2% 🔴 -1,4% vs vorig jaar
Bron: geüploade NBB-jaarrekening + webzoekopdracht sectordata
De agent analyseert, berekent én presenteert — volledig automatisch.
Stap 7: Gegevens doorsturen naar Power Automate
Van analyse naar actie via een geautomatiseerde flow
Waar?
Ga naar het tabblad 'Actions' in je Copilot Studio agent en klik op 'Add an action' → kies 'Power Automate flow'.
① Maak een nieuwe flow aan
Klik op 'Create a new flow'. Power Automate opent automatisch met een Copilot Studio-trigger. De variabelen die je in Stap 5 hebt aangemaakt (bijv. VarAnalyseTekst, VarSolvabiliteit_N) worden automatisch als invoerparameters doorgegeven.
② Bouw de flow uit
Voeg acties toe aan de flow, zoals:
Word-document aanmaken
E-mail versturen via Outlook
Opslaan in SharePoint
Gebruik de doorgegeven variabelen om het document of de mail dynamisch te vullen met de analyseresultaten.
③ Koppel de flow terug
Sla de flow op en keer terug naar Copilot Studio. De flow verschijnt nu als beschikbare actie. Voeg hem toe aan je topic op het gewenste moment in de conversatie.
Resultaat
De agent analyseert de jaarrekening, berekent de ratio's én stuurt automatisch een rapport naar de juiste persoon — zonder manuele tussenkomst.
Power Automate is de brug tussen je agent en de rest van je kantooromgeving.